Promotionsverfahren Abschlussphase der Promotion
Grundlage für den Abschluss des Promotionsverfahrens an der Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften ist die Promotionsordnung. Hier finden Sie alle Informationen und Regelungen.
heiDOCS online Portal
Das heiDOCS online Portal ist die zentrale Datenbank für die Administration von Promotionsverfahren. Bitte aktualisieren Sie vor Abgabe der Dissertation ihre Daten daher noch einmal.
Verlängerung der Promotionsfrist
Die Annahme als Doktorandin/Doktorand erfolgt zunächst für drei Jahre. Auf Antrag sind Verlängerungen um jeweils ein Jahr möglich. Bei kurzfristig notwendigen Verlängerungen kurz vor der Abgabe der Dissertation wenden Sie sich bitte an das Promotionsbüro.
Abgabe der Dissertation
Ca. 4-6 Wochen vor der geplanten Abgabe sollten Sie Kontakt mit dem Promotionsbüro aufnehmen, um die Abschlussphase zu besprechen. Die Dissertation ist in fünffacher, gebundener Ausführung sowie in elektronischer Form in einem überprüfbaren Format (pdf-Datei) im Promotionsbüro einzureichen. Ergänzend sind folgende Dokumente jeweils in einfacher Ausfertigung ausgedruckt, ausgefüllt und unterschrieben beizulegen:
- Eidesstattliche Versicherung und Belehrung.
- Einverständniserklärung, dass die Dissertation unter Verwendung elektronischer Datenverarbeitungsprogramme auf die Einhaltung allgemein geltender wissenschaftlicher Standards überprüft werden darf.
- Bei einer kumulativen Dissertation ist zusätzlich ein Beiblatt gemäß den fächerspezifischen Regelungen einzureichen.
Regelungen zu kumulativen Dissertationen
Die Regelungen und Vorgaben zur Ausgestaltung von Dissertationen, insbesondere kumulativer Dissertationen sind fächerspezifisch festgelegt. Bitte beachten Sie diese Vorgaben und sprechen im Zweifelsfall mit Ihrem Betreuer/Ihrer Betreuerin.
Bestellung der Gutachter*innen und Auslage
Nach Abgabe der Dissertation werden die Gutachter*innen vom Promotionsausschuss bestellt. Sobald die Gutachten eingereicht sind, beginnt eine Auslagefrist von 14 Tagen. Während dieser Zeit hat der/die Promovierende die Möglichkeit, die Gutachten vor Ort einzusehen.
Disputation
Die Mitglieder der Prüfungskommission werden vom Promotionsausschuss bestellt. Die Koordination der Disputation obliegt dem Betreuer/der Betreuerin. Die Disputation findet in der Regel in den Räumlichkeiten der Fakultät statt. Nach erfolgreicher Disputation erhält der/die Promovierende eine Bescheinigung.
Veröffentlichung
Spätestens zwei Jahre nach der Disputation ist die Dissertation zu veröffentlichen oder ein Verlagsvertrag vorzulegen, sofern der Doktorand zugleich die Drucklegung und die unentgeltliche Abgabe innerhalb von drei Jahren ab Vertragsdatum zusichert.
Vor der Veröffentlichung ist das Einverständnis des Betreuers/der Betreuerin einzuholen.
Die Veröffentlichung kann erfolgen:
- durch elektronische Publikation im Open Access auf dem von der Universitätsbibliothek Heidelberg (UB) angebotenen Dokumentenserver. Zusätzlich ist der UB ein gedrucktes und gebundenes, textidentisches Pflichtexemplar abzuliefern sowie die ausgedruckte und unterschriebene Rechtseinräumung (s. Link). Anderweitige elektronische Publikationsformen sind mit der UB abzustimmen.
- durch Druck in einer Schriftenreihe oder als selbständiges Buch im Verlagsbuchhandel, sofern eine Mindestauflage von 100 Exemplaren nachgewiesen wird. In diesem Fall sind der UB drei Pflichtexemplare abzuliefern. Eine niedrigere Mindestauflage ist akzeptabel, wenn der Verlag weitere Bestellungen im Print-on-demand-Verfahren erfüllt. Der Nachweis hierüber obliegt dem/der Promovierenden.
Im Impressum muss ein Druckvermerk angebracht werden, dass es sich um eine Heidelberger Dissertation handelt. Bei einer Titeländerung ist auf den Titel der eingereichten Dissertation hinzuweisen.
Zusätzlich zu den/dem genannten Pflichtexemplar/en für die Universitätsbibliothek sind dem Promotionsbüro zwei weitere Bücher (bei einer Buchpublikation) oder ein weiteres gedrucktes Exemplar (bei einer online-Veröffentlichung) abzugeben. Darüber hinaus sind den Gutachtern/Gutachterinnen jeweils ein Exemplar der veröffentlichten Dissertation zu überreichen.
Hinweise zur Veröffentlichung von kumulativen Dissertationen
Gemäß der aktuellen Promotionsordnung müssen alle Dissertationen am Ende des Promotionsverfahrens über einen Verlagsbuchhandel oder online über die UB Heidelberg veröffentlicht werden. Dies schließt grundsätzlich auch artikelbasierte Dissertationen (kumulative Dissertationen) ein, selbst wenn einzelne Teile (einzelne Paper) daraus bereits veröffentlicht wurden oder zur Veröffentlichung angenommen sind.
Bei der Veröffentlichung über die UB muss von Seiten des Doktoranden/der Doktorandin bestätigt werden, dass die UB die Rechte zur online-Veröffentlichung erhält. Ohne diese Rechtseinräumung kann die Dissertation nicht veröffentlicht und die Promotionsurkunde nicht ausgehändigt werden.
Das Dilemma entsteht nun, wenn einzelne Paper bereits in Journals publiziert sind und die Verlage die Rechte haben.
Die Verlage kennen dieses Dilemma. Ihnen ist bekannt, dass Dissertationen am Ende des Promotionsverfahrens grundsätzlich veröffentlicht werden müssen. In der Regel stimmen die Verlage daher kulanterweise einer (zweiten) Veröffentlichung über die Universitätsbibliotheken zu, wenn es sich um Dissertationen handelt. Die Information darüber, ob ein Verlag zustimmt, findet man z.B. auf deren Webseiten. Nach Auskunft der UB zeigen sich beispielsweise die beiden großen Verlage Elsevier und Springer damit einverstanden, dass Paper im Rahmen von Dissertationen auch zusätzlich über die UB veröffentlicht werden dürfen. Ebenfalls unkritisch sind Paper, die in Open-Access-Journals veröffentlicht sind. Hier steht einer erneuten Veröffentlichung im Rahmen der Dissertation nichts im Wege. Ob es sich bei einem Journal um ein Open-Access-Journal handelt, findet man auf dem „Directory of open access journals“ (https://doaj.org/). Sollten Verlage für die Veröffentlichung bei der UB Vorgaben machen, z.B. verpflichtende Hinweise auf der Webseite, sollte der Doktorand/die Doktorandin diese Hinweise als normalen Fließtext beim Hochladen in heiDOK in das Feld „Kommentare und Vorschläge (nur für Mitarbeiter der Bibliothek sichtbar)“ bzw. „Comments and Suggestions (only visible to library staff)“ eintragen. Die UB trägt diese Informationen dann im Zuge der Freischaltung in die entsprechenden für alle sichtbaren Felder „Zusätzliche Informationen“ und „Externe Quellen“ (Links auf bestehende URLs) ein. Hier wäre z.B. auch die Verlinkung auf extern publizierte Forschungsdaten möglich.
Idealerweise sollten Doktorand(inn)en bereits bei der Veröffentlichung ihrer Paper darauf achten, dass der Verlag mit der am Ende der Promotionsphase verpflichtenden Veröffentlichung über die UB einverstanden ist.